• Ville Hemstrand

Hur vi lyckats automatisera mötesbokningen: så får vi tillräckligt många förstamöten inkommande

Vi på Salestailor älskar mötesbokning. Det är en konst i sig, och långt ifrån ett "numbers game" där våra säljare sitter och matar kalla samtal från morgon till eftermiddag. Våra säljare når ut till de vi är relevanta för, om inte de nått ut till oss först. Vi har flera automatiserade processer som hjälper oss att få tillräckligt många mötesförfrågningar för att inte behöva sitta och ringa kalla samtal. Vi fångar uppmärksamheten via digital marknadsföring, och förvaltar uppmärksamheten med hemsidan som stomme tillsammans med våra verktyg. Så här gör vi:


1. Fånga uppmärksamhet: Digital Marknadsföring

2. Förvalta uppmärksamhet: Hemsida och verktygslåda

3. Undvik att tappa kunder: Sortera bort dina befintliga kunder

4. Få möten direkt i din kalender: En digital mötesbokare

5. Istället för att ringa kallt: Sätt upp ditt outreach-flöde

6. Få verktygen att spela med varandra: Gör lead-datan till inbokade säljmöten

7. Resultatet: Succé


Många pratar om att automatisera processer och flöden, som är en stor del av Sales Enablement vilket vi jobbar med hos våra kunder. Men inte lika många har förstått hur man faktiskt kan göra det, eller dra nytta av den datan man får in via sina fina system man köpt in heller.


Vi fick hjälp av vår samarbetspartner Albacross, samtidigt som vi satt och brainstormade fram den bästa processen för oss som nu låter oss boka fler säljmöten än vi hinner gå på själva (tur att vi fått in förstärkning nu i världens bästa Ala och Sandra, våra nya kollegor).


Med tanke på att det är företag som väljer att boka möte med oss och inte tvärtom så kan du tänka dig att vår hit rate blivit ganska mycket högre också tack vare denna process. Det är fantastiska resultat från en helt automatiserad process (med valfri manuell påläggning) - och du kan replikera den rakt in i din organisation. Nedan kan du ta reda på hur, kolla in detta och se fall du kan dra nytta av det i er affär.


Fånga uppmärksamhet: Digital Marknadsföring


Vår primära kanal är LinkedIn, helt enkelt för att det är världens snabbaste växande digitala plattform inom näringslivet, det finns oerhört många fler konsumenter än producenter och det går att få en organisk räckvidd där som inte går att få lika enkelt på någon annan plattform.


Hur många av dina kollegor har LinkedIn? Väldigt många, om inte alla. Hur många publicerar faktiskt något på LinkedIn kontinuerligt? Inte alls många, om någon. Det finns alltså gott om innehållskonsumenter men desto färre innehållsproducenter, vilket betyder att det är ganska lätt att ta en bra position som producent i konsumenternas flöden.


Digital Marknadsföring är något som bör göras ordentligt och tar därför tid, ingen kommer ta ägandeskap för det frivilligt och då finns vår hjälp tillhanda. Se höger.


Räckvidden då? Ta Instagram som exempel, där ser du inlägg från de du har valt att följa i ditt flöde, inget mer. Du måste gå till ett annat flöde för att se vad de du följer har gillat för inlägg. Chansen är inte särskilt stor att du går in på samma inlägg och gillar det också. På LinkedIn däremot så hamnar mitt inlägg rätt in i ditt nyhetsflöde om någon av dina kontakter har gillat det - alltså i mitt andrahandsnätverk. Gillar någon av dina kontakter i sin tur mitt inlägg har det helt plötsligt spridit sig till mitt tredjehandsnätverk och så fortsätter det tills det tar stopp.


Viktigast av allt: Innehållet du delar ska inte vara exempel på dina produkter eller tjänster, dina problem eller att du ber ditt nätverk om saker eller tjänster. Som i övriga livet kan du inte få utan att ge. Satsa istället på att ge så mycket värde du bara kan, prata om din målgrupps problem och hur de kan lösa det istället för dina egna och försök styra uppmärksamheten mot din hemsida; det är där du kan förvalta den.


Förvalta uppmärksamheten: Hemsida och verktygslåda


För att automatisera en manuell process så behövs det verktyg och system. Hemsidan blir din centrala förvaltare, det kan du läsa mer om här: Varför din hemsida är så viktig 2019: Så blir din hemsida din bästa mötesbokare


Nedan listar vi de verktyg du behöver för att replikera samma process.


- WIX (Eller en uppdaterad hemsida)

- Albacross (Lead-Generator)

- Zapier (Gratis-verkyg som kopplar samman de olika verktygen i flödet)

- HubSpot (3-in-1-funktion i denna process. CRM, Marketing Automation och Digital Mötesbokare)

- Microsoft Excel eller Google Spreadsheets


Ta det ett steg längre? De som inte bokar möten med dig nu, kan du boka möte med när det blir relevant för dem.

- Goava (För att hålla dig uppdaterad och relevant i utgående kontakter)


Undvik att tappa kunder: Sortera bort dina befintliga kunder


Låt oss börja med utmaningarna. Nu har du sett till att du har en strategi för er digitala marknadsföring, du har sett till att ni har en uppdaterad hemsida (annars väljer du ett passande paket till höger och kontaktar oss här) och du ska nu koppla på Albacross i bakändan på er hemsida. Albacross spårar all inkommande trafik på er hemsida, oavsett om det är förstagångsbesökare eller kunder som besöker er hemsida kontinuerligt. För att undvika att jaga möten med dina redan befintliga kunder så bör du filtrera ut dem. Det enklaste sättet att göra det på är att exportera in en excel-lista (alt. Google Spreadsheets) med dina befintliga kunder in i Albacross och tagga dem som "Customers". På så sätt blir de taggade när de fångas på din hemsida och slipper bli kontaktade via vårt automatiserade flöde.


En annan viktig sak är att se till så att ni har en Privacy Policy på er hemsida som gör detta godkänt enligt GDPR.


Få möten direkt i din kalender: En digital mötesbokare


Att driva en process som denna skulle vara komplicerat om du inte kunde erbjuda ett enkelt sätt att boka ett möte med dina potentiella kunder som samtidigt inte förstör din kalender totalt.


I och med att vi är HubSpot-Partner i Sverige så använder vi oss självklart av deras mötesbokningslänk. HubSpot möjliggör 3 steg i denna process för oss, som annars skulle ha behövts tre olika verktyg för; CRM, Marketing Automation (vårt outreach-flöde på de leads som kommer in via Albacross) och mötesbokning.


Alternativa verktyg för detta är till exempel Calendly eller Jimminy. Men fördelen med HubSpot för oss är att det är samma system som vi bygger outreach-flödet i vilket gör att vi kan filtrera bort de som bokar möte med oss via den länken och sluta skicka ut ytterligare uppföljningar som ligger automatiserade.


Istället för att ringa kallt: Sätt upp ditt outreach-flöde


Låt oss nu gå till uppsättande av ert outreach-flöde. Du måste välja ditt mail-verktyg nu och ställa in din kampanj. Här är det exakta flödet som vi använde:


Första mail:


Steg 2 (Valfritt, krävs manuellt arbete): Blanda in LinkedIn

*Denna To-Do dyker upp som en påminnelse i ansvarig säljares CRM.


Uppföjningsmail


Steg 4 (Valfritt, manuellt arbete krävs): Ring och följ upp/lämna voicemail eller sms



Break-Up mail


Få verktygen att spela med varandra: Gör lead-datan till inbokade säljmöten


Se till att detta finns på plats innan du sätter upp detta sista steg:


- Albacross (Lead Generator) installerat på er hemsida


- Excel-listan (eller Google Spreadsheet) med befintlig kundstock


- Outreach-flöde uppsatt i valfritt verktyg (vi använder som nämnt HubSpot)


- Möteslänk (Calendly, HubSpot etc) uppsatt och länkat i de utgående mailen


- En integration mellan mötesverktyget och outreach-verktyget så att flödet inte fortsätter när någon bokat in ett möte och blir uttjatad trots det (därför HubSpot fungerar så bra för oss, systemet stoppar flödet när någon svarar på våra mail, "unsubscribear" eller bokar ett möte)


- Zapier-konto


Om allt detta är klart så kan vi nu fokusera på det sista steget; att få dessa verktyg att spela med varandra och automatisera processen genom att skicka lead-datan i Albacross (utan befintliga kunder tack vare excel-listan) till ditt outreach-verktyg.


För att få detta att hända så behöver du sätta upp en ny Zap-automation:


1. Gå till Zapier, och sätt upp en ny Zap

2. Välj Albacross som "Trigger App"

3. Välj New Workflow in Albacross som "Trigger Action"

4. Koppla ditt Albacross-konto till Zapier.

5. Konfigurera ditt workflow:


- Ge den ett namn

- Välj det segment som du skapat i Albacross för detta (förslagsvis nya hemsidebesökare senaste 7/30 dagarna minus "customers", "competitors" och "partners")

- Välj "Company + Contact" i Type of Data

- Bestäm hur många kontaktpersoner som ska exporteras till leads (vi har 3 kontaktpersoner med olika befattningar för att involvera fler potentiella beslutsfattare direkt)

- Konfigurera resterande fält efter era behov


6. Nästa steg: Sätt en "Zapier Delay" så att dina besökare får chansen att signa upp sig själva eller kontakta er själva innan ni når ut

7. Äntligen, nu kan du skicka lead-datan till Outreach-verktyget. Skicka in kontaktpersonens namn och mailadress till verktygets flöde och se hur möten kommer in till er automatiserat. Gå igenom flödet kontinuerligt och testa olika uppsättningar för att se vilket som fungerar bäst för just er.


Vill du ta det ett steg längre, som vi så klart gjort, kan du i Zapier sätta upp att en excel-lista ska skapas med lead-datan (bara företag) som du sedan kan exportera in i ett verktyg som Goava till exempel, och sätta en bevakning på dessa så att du vet när det är dags att höra av sig igen till de som inte ger dig svar nu, eller inte är intresserade just nu. På så sätt faller ingenting mellan stolarna och du utnyttjar dina relevanta leads till max.


Resultatet: Succé


Så, varför ska du göra allt detta?


Varma leads (hemsidebesökare) rakt in i ditt outreach-verktyg som automatiserar den utgående kontakten och omvandlar det till säljmöten. Värt mödan :) Mycket lägre kostnad än en anställd SDR men förmodligen med bättre resultat.


Vi har precis satt upp detta själva, och resultatet är minst sagt succé. Antal möten vi får in via denna automatiserade uppsättning (plus manuell påläggning för LinkedIn-kontakt och samtal) gör att våra säljare aldrig behöver ringa ett kallt samtal igen.


Vi kommer låta dig avgöra fall det är tillräckligt eller inte, men vad vi kan avgöra är att denna automatiserade process helt klart fungerar, utmärkt dessutom. Du kan ju som säkert förstått ta bort den manuella påläggningen helt och skippa steg 2 & 4 som finns i vår uppsättning. Resultatet kommer förmodligen ändå bli succé.


Om du skulle behöva hjälp med att sätta upp en liknande process för er så är du varmt välkommen att boka en tid med oss så hjälper vi dig gladeligen. Vi är ju trots allt partner med både Albacross, HubSpot och Goava!

Gillar du det du läser? Varje vecka delar jag innehåll om sälj, marknadsföring och ledarskap som du inte hittar någon annanstans. Följ gärna Salestailor på LinkedIn så ska vi ge mer värde i ditt flöde varenda vecka.


Sist men inte minst: Ett stort tack till Albacross för inspirationen och hjälpen med detta. Vill du ha hjälpen på engelska så finns ett blogginlägg från dem här.


B2B-Buying has evolved - has your sales strategy?

653 visningar

2018-2019 © Salestailor Sweden AB. All rights reserved